Privacy statement

Multiline markering BV ( hierna te noemen Multiline )vindt de privacy van alle personen met wie Multiline een relatie heeft erg belangrijk. Denk hierbij natuurlijk aan onze medewerkers, maar ook aan mensen die werken bij onze leveranciers, opdrachtgevers, onderaannemer en ZZP’ers (hierna: “betrokkene”).

Van bovenstaande betrokkenen maakt, ontvangt en deelt Multiline persoonsgegevens. In dit document wordt uitgelegd hoe Multiline met persoonsgegevens omgaat en hoe dit past binnen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”).

  1. Wat is verwerken van persoonsgegevens?

Verwerken is: alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, maar ook het opslaan, opvragen, gebruiken, met elkaar in verband brengen en verwijderen van gegevens uit de administratie van Multiline. Dit is dus een zeer ruim begrip.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect iets over een natuurlijk persoon zeggen. Bijvoorbeeld: naam en adres. Een lijst met alleen voornamen zijn dan weer geen persoonsgegevens; het moet herleidbaar zijn naar een natuurlijk persoon.

  1. Van wie verwerkt Multiline persoonsgegevens?

Multiline Markering BV verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie Multiline een relatie heeft. Dat zijn dus bijvoorbeeld persoonsgegevens van:

Medewerkers – dit zijn naast de huidige medewerkers ook oud-medewerkers en sollicitanten.

Inleners – dit zijn mensen die Multiline Markering BV inhuurt, bijvoorbeeld als ZZP’er of mensen die in dienst zijn van een onderaannemer die Multiline inhuurt.

Vanuit samenwerkingsverbanden – persoonsgegevens (contactpersonen) die ontstaan omdat Multiline met andere bedrijven samenwerkt zoals leveranciers, opdrachtgevers of combinanten. De gegevens worden gebruikt in het kader van samenwerken, contracten of financiële transacties.

  1. Welke persoonsgegevens verwerkt Multiline?

Multiline Markering BV beschikt over persoonsgegevens die:

Zelf door mensen zijn verstrekt – denk hierbij aan medewerkers of relaties die op de hoogte willen worden gehouden over Multiline.

Die door andere bedrijven wordt verstrekt – denk hierbij aan gegevens die nodig zijn voor controle op toegang tot de bouwplaats, projectmedewerkers met wie projectmedewerkers van Multiline gaan samenwerken en klanten van opdrachtgevers waarbij Multiline de werkzaamheden namens de opdrachtgever uitvoert.

Voor het bewaren van persoonsgegevens gelden geen vaste bewaartermijnen. Het gaat om het vaststellen van het doel waarvoor Multiline deze gegevens nodig heeft en daarop de bewaartermijn bepalen. Hierbij denkt Multiline vanuit de betrokkene. Multiline bewaart geen gegevens omdat dat ‘handig’ is. Gegevens van sollicitanten die uiteindelijk niet bij Multiline in dienst komen bewaart Multiline veel korter dan persoonsgegevens die noodzakelijk zijn bij werkzaamheden. Voor alle persoonsgegevens geldt dat als ze niet meer nodig zijn ze worden verwijderd.

  1. Waarom verwerkt Multiline persoonsgegevens?

Omdat Multiline een contract uitvoert. Om het arbeidscontract na te kunnen leven moet Multiline persoonsgegevens gebruiken, bijvoorbeeld om salaris uit te betalen.

Omdat Multiline een wettelijke verplichting heeft deze gegevens te verzamelen. Dit kan gaan over de afdracht van sociale lasten en premies. Ook controle op de Wet Keten Aansprakelijkheid (WKA) en de Wet Arbeid Vreemdelingen (WAV) is een wettelijke verplichting waarvoor Multiline persoonsgegevens verwerkt.

Omdat Multiline een gerechtvaardigd belang heeft. Bijvoorbeeld het bijhouden van opleiding en certificaten is belangrijk voor Multiline, omdat daarmee het voldoen aan de veiligheidseisen op projecten  aangetoond kan worden. Ook voor het kunnen uitvoeren van projecten deelt Multiline gegevens van projectmedewerkers met bijvoorbeeld opdrachtgevers. Hierbij deelt Multiline alleen gegevens die noodzakelijk zijn.

  1. Welke soort gegevens verwerkt Multiline?

Multiline verwerkt gewone persoonsgegevens (naam, adres) die passen binnen een “grondslag” (toestemming, contract, wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang. Zie punt 5).

Multiline verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens. Bijvoorbeeld gegevens over de gezondheid worden niet door Multiline verwerkt; de bedrijfsarts doet dit in een systeem waar Multiline geen toegang tot heeft. De bedrijfsarts deelt deze gegevens ook niet met Multiline.

  1. Aan wie verstrekt Multiline persoonsgegevens?

Multiline verstrekt persoonsgegevens aan dienstverleners die Multiline inschakelt bij haar bedrijfsvoering. Denk hierbij aan leasemaatschappijen, bedrijven die werkkleding verzorgen, opdrachtgevers/leveranciers/onderaannemers die een contactpersoon binnen Multiline nodig hebben en aan internet- en telefonie verstrekkers.

Deze bedrijven mogen de persoonsgegevens alleen gebruiken waarvoor ze beschikbaar zijn gesteld en mogen ze niet bewaren nadat het doel waarvoor ze gegeven zijn is bereikt. Multiline mag deze gegevens alleen delen met deze bedrijven als dit past binnen het doel waarvoor Multiline ze heeft verkregen. Indien nodig sluit Multiline met het bedrijf een verwerkersovereenkomst af waarin wordt geïnstrueerd wordt wat wel en niet met de gegevens mag worden gedaan en hoe de persoonsgegevens beveiligd moeten worden.

  1. Wat zijn mijn rechten?

Ten aanzien van de persoonsgegevens die Multiline vastlegt heeft de betrokkene een aantal rechten:

  • Recht op inzage: de betrokkene mag weten welke gegevens van de betrokkene verwerkt worden
  • Recht op wijziging en aanvulling: als er iets niet klopt mag de betrokkene dit laten wijzigen of aanvullen
  • Recht op beperking: de betrokkene mag Multiline vragen om minder gegevens te verwerken
  • Recht bij geautomatiseerde besluitvorming: de betrokkene heeft recht op menselijke controle bij besluiten die door normaal door een systeem worden gemaakt
  • Recht op bezwaar: de betrokkene mag bezwaar maken tegen de gegevensbewerking
  • Recht op dataportabiliteit: onder bepaalde voorwaarden mag de betrokkene van Gelder vragen zijn/haar gegevens over te dragen aan hemzelf/haarzelf of aan een ander bedrijf
  • Recht op vergetelheid: de betrokkene mag Multiline vragen om diens persoonsgegevens te verwijderen

Let op: bovenstaande rechten kunnen niet altijd uitgeoefend worden. Zo kan bijvoorbeeld niet gevraagd worden persoonsgegevens te wissen waarvan de overheid ons vraagt ze vast te leggen. Ook kunnen bewaartermijnen van verschillende gegevens verschillen, zo moet Multiline bijvoorbeeld een kopie ID langer bewaren dan verzuimgegevens van oud-medewerkers. Welke rechten de betrokkene heeft verschilt per verwerkingsdoel.

  1. Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Multiline kan contact opgenomen worden via info@multiline.nl

  1. Kan Multiline dit document wijzigen?

Ja, dit privacy statement kan van tijd tot tijd wijzigen. Zo past Multiline het privacy statement aan als de AVG wijzigt of als Multiline bepaalde procedures aanpast. Als deze wijzigingen van  invloed zijn op (groepen) mensen brengt Multiline de betrokkenen op de hoogte.